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Research

Home sweet Home? Erkenntnisse zu Homeoffice in den Zürcher Gemeindeverwaltungen während der Covid-19 Pandemie

Authors:

Lukas Moser,

ZHAW School of Management and Law, CH
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Kevin C. Andermatt ,

ZHAW School of Management and Law, CH
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Yvonne Hegele

ZHAW School of Management and Law, CH
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Abstract

To contain the Covid-19 pandemic, the Swiss Federal Council issued a home office recommendation at the beginning of 2020. A home office obligation became effective at the beginning of 2021. However, previous studies showed that at the beginning of the pandemic, especially at the local level, very few employees were working from home. This study therefore examines what requirements are necessary for home office, what effects are associated with it and what general conditions should be in place for it according to the municipal employees’ point of view. To answer these questions, employees of all 162 municipal administrations in the Canton of Zurich were asked about home office via a standardized online survey in November 2020. This survey shows that with the beginning of the pandemic, the desire for home office as well as the possibilities of using it have increased. Important aspects in this regard are the suitability of the work activity and the suitability of the workplace at home. The respondents see a negative effect of home office in a general weakening of interpersonal relationships in the work environment. On the other hand, home office has a positive effect on work-life balance, on the ability to concentrate and on the perceived attractiveness of employers. If more use is to be made of home office, the respondents believe it will be important in the future to enable more flexible working, to use more digital and interactive communication and collaboration tools and to invest more in team development measures. Overall, the results show that successful home office at the municipal level requires greater efforts regarding the digital transformation of public administration and the promotion of relationship-oriented leadership approaches.

 

Abstrakt

Zur Eindämmung der Covid-19 Pandemie gab der Bundesrat zu Beginn des Jahres 2020 eine Homeoffice-Empfehlung ab. Anfang 2021 trat eine Homeoffice-Pflicht in Kraft. Frühere Studien zeigten, dass zu Beginn der Pandemie insbesondere auf Gemeindeebene jedoch nur sehr wenige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice arbeiteten. In dieser Studie wird deshalb aus Sicht der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter untersucht, welche Voraussetzungen es für Homeoffice braucht, welche Auswirkungen mit Homeoffice verbunden werden und welche Rahmenbedingungen zukünftig aus Sicht der Gemeindeangestellten für Homeoffice vorhanden sein sollten. Zur Beantwortung dieser Fragen wurden im November 2020 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von allen 162 Zürcher Gemeindeverwaltungen mittels einer standardisierten Online-Umfrage zu Homeoffice befragt. Die Befragung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zeigt, dass mit Beginn der Pandemie der Wunsch nach Homeoffice sowie auch die Nutzungsmöglichkeiten gestiegen sind. Als wichtige Aspekte zeigen sich die Eignung der Tätigkeit sowie die Eignung des heimischen Arbeitsplatzes. Negative Auswirkungen von Homeoffice sehen die Befragten insbesondere in der generellen Schwächung interpersoneller Beziehungen im beruflichen Umfeld. Positiv wiederum wirkt sich das Homeoffice auf die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben, auf das konzentrierte Arbeiten sowie auf die wahrgenommene Arbeitgeberattraktivität aus. Soll Homeoffice stärker genutzt werden, gilt es aus Sicht der Befragten zukünftig verstärkt flexibles Arbeiten zu ermöglichen, mehr digitale und interaktive Kommunikationsmittel zu nutzen und verstärkt in Teamentwicklungsmassahmen zu investieren. Insgesamt zeigen die Ergebnisse, dass es für erfolgreiches Homeoffice auf Gemeindestufe verstärkte Bemühungen bei der digitalen Transformation der öffentlichen Verwaltung sowie die Förderung eines beziehungsorientierten Führungsstils braucht.

 

Résumé

Pour contenir la pandémie du Covid-19, le Conseil fédéral suisse a publié une recommandation de télétravail au début de 2020. Une obligation de télétravail est entrée en vigueur au début de 2021. Cependant, des études antérieures ont montré que très peu de collaboratrices et de collaborateurs, en particulier au niveau communautaire, utilisent en télétravail. Cette étude examine donc, du point de vue des collaboratrices et des collaborateurs, les conditions nécessaires au télétravail, les conséquences du télétravail et les conditions-cadres qui devront être présentes à l’avenir du point de vue des employés communaux pour le télétravail. Pour répondre à ces questions, les employées et employés des 162 administrations communales du Canton de Zurich ont été interrogés en novembre 2020 au sujet du télétravail à l’aide d’un sondage en ligne standardisé. Le sondage des employées et des employés indique que le souhait de travailler à domicile a augmenté depuis le début de la pandémie, tout comme les possibilités d’utilisation. Les aspects importants à cet égard sont l’adéquation de l’activité ainsi que l’adéquation du poste de travail à la maison. Les personnes interrogées voient les effets négatifs du télétravail en particulier dans l’affaiblissement général des relations interpersonnelles dans l’environnement professionnel. À l’inverse, les effets positifs du télétravail apparaissent dans la conciliation du travail et de la vie privée, sur la concentration du travail ainsi que sur l’attractivité de l’employeur. Si le télétravail devait être développé davantage, il faudrait, selon les personnes interrogées, rendre possible un travail plus flexible à l’avenir, utiliser davantage de moyens de communication numériques et interactifs et investir davantage dans des mesures de développement des équipes. Globalement, les résultats montrent que des efforts renforcés dans la transformation numérique de l’administration publique ainsi que la stimulation d’un style de direction orienté vers la relation sont nécessaires pour un télétravail réussi au niveau communautaire.

 

Schlagwörter: Homeoffice; Covid-19; öffentliche Verwaltung; Schweiz; Kanton Zürich

 

Mots clés: Télétravail; Covid-19; Administration publique; Suisse; Canton de Zurich

How to Cite: Moser, L., Andermatt, K. C., & Hegele, Y. (2021). Home sweet Home? Erkenntnisse zu Homeoffice in den Zürcher Gemeindeverwaltungen während der Covid-19 Pandemie. Jahrbuch Der Schweizerischen Verwaltungswissenschaften, 12(1), 98–119. DOI: http://doi.org/10.5334/ssas.162
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  Published on 15 Nov 2021
 Accepted on 27 Oct 2021            Submitted on 18 Aug 2021

1 Einleitung

Die Beschränkung physischer Kontakte ist eine zentrale Massnahme zur Bekämpfung von stark infektiösen Krankheiten (Khataee et al. 2021). Um physische Kontakte während der Covid-19 Pandemie im beruflichen Kontext zu minimieren, hat der Schweizer Bundesrat erstmalig am 19. Oktober 2020 eine nationale Homeoffice-Empfehlung ausgesprochen (BAG 2021). Aufgrund steigender Fallzahlen wurde diese Homeoffice-Empfehlung per 18. Januar 2021 in eine Homeoffice-Pflicht umgewandelt (BAG 2021). Der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin war ab dann verpflichtet Homeoffice anzuordnen, sofern die Art der Arbeit dies zuliess und die Umstellung auf Homeoffice mit verhältnismässigem Aufwand umsetzbar war. Als sich die Lage in der Schweiz wieder beruhigte, wurde die Homeoffice-Pflicht per 26. Juni 2021 wieder in eine Empfehlung umgewandelt (BAG 2021).

Diese Homeoffice-Pflicht resp. Empfehlung galt auch für die öffentlichen Verwaltungen in der Schweiz. Das Beratungsunternehmen Deloitte Schweiz befragte zwischen dem 10. und 15. April 2020 – also noch bevor der Bundesrat die Homeoffice-Empfehlung und spätere Pflicht aussprach – insgesamt 500 Angestellte von öffentlichen Institutionen und öffentlich-rechtlichen Unternehmen nach deren Nutzung von Homeoffice während der Corona-Pandemie. Die Ergebnisse der repräsentativen Online-Umfrage zeigen, dass die Angestellten von öffentlichen Gemeindeverwaltungen deutlich weniger von zuhause arbeiteten als Angestellte auf Kantons- oder Bundesebene. Auch relativ zum Gesamtschnitt aller Schweizer Beschäftigten nutzten Angestellte öffentlicher Gemeindeverwaltung Homeoffice seltener (Deloitte Schweiz 2021a; Deloitte Schweiz 2021b).

Mit Blick auf diese unterdurchschnittliche Nutzung von Homeoffice bei Schweizer Gemeindeangestellten wird nun in dieser Studie der Wunsch nach sowie die tatsächliche Nutzung von Homeoffice in öffentlichen Gemeindeverwaltungen während der Corona-Pandemie genauer untersucht. Ausserdem hat die Studie zum Ziel, konkret für Gemeindeverwaltungen allfällige Auswirkungen von Homeoffice sowie erfolgsversprechende Rahmenbedingungen für Homeoffice zu identifizieren. Im Zentrum stehen dabei die folgenden vier Fragestellungen:

  • Wie haben sich die Nutzungsmöglichkeit von Homeoffice sowie der Wunsch nach Homeoffice aus Sicht der Gemeindeangestellten mit Beginn der Covid-19-Pandemie verändert?
  • Welche Aspekte gilt es aus Sicht der Gemeindeangestellten für die Arbeit im Homeoffice zu beachten?
  • Welche positiven und negativen Auswirkungen hat Homeoffice aus Sicht der Gemeindeangestellten?
  • Welche Rahmenbedingungen wünschen sich die Gemeindeangestellten zukünftig für das Arbeiten im Homeoffice?

Zur Beantwortung dieser Forschungsfragen wurden im November 2020 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aller 162 Zürcher Gemeindeverwaltungen befragt, wobei insgesamt 676 Personen an der Befragung teilgenommen haben. Die aus der Befragung gewonnenen Erkenntnisse dienen einem besseren Verständnis von Homeoffice aus Sicht der Gemeindemitarbeiterinnen und -mitarbeiter und geben Hinweise darauf, worauf Führungskräfte in Gemeindeverwaltungen bei der Anordnung resp. beim Angebot von Homeoffice achten sollten. Mit Blick auf die Bekämpfung von Pandemien wie der Covid-19 Pandemie helfen diese Hinweise wiederum bei der ordnungsgemässen Umsetzung von Kontaktbeschränkungen.

Im nun folgenden Kapitel wird Homeoffice im Kontext der öffentlichen Verwaltung kurz eingeführt und es werden Studienergebnisse präsentiert, die Erfahrungen mit Homeoffice im öffentlichen Sektor der Schweiz sowie international während der Covid-19 Pandemie wiedergeben. Im nächsten Kapitel wird das methodische Vorgehen der Datenerhebung und -analyse beschrieben. Anschliessend werden die Resultate präsentiert und sogleich interpretiert. Die Studie endet mit der Beantwortung der Forschungsfragen und der Präsentation von entsprechenden Handlungsempfehlungen für die Verwaltungspraxis.

2 Homeoffice in der öffentlichen Verwaltung

Die öffentliche Verwaltung passt ihre Arbeitsformen an die sich wandelnden gesellschaftlichen und technologischen Gegebenheiten an. Eine Innovation in diesem Bereich ist die Einführung von Homeoffice1 (Caillier 2012; de Vries et al. 2019). Dabei lässt sich das Konzept Homeoffice als alternative Arbeitsweise definieren, die es – unterstützt durch Informations- und Kommunikationstechnologien – den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen ermöglicht, ihre Aufgaben von zuhause aus zu erledigen (Taskin & Edwards 2007). Nilles et al. (1976) haben das Phänomen Homeoffice resp. Tele-Arbeit bereits in den 1970er-Jahren beschrieben. Mit der sich beschleunigenden technologischen Entwicklung – insbesondere im Informations- und Kommunikationsbereich – wuchs dann das Interesse an dieser flexiblen Arbeitsform immer weiter (de Vries et al. 2019), wobei Homeoffice im öffentlichen Sektor weniger verbreitet ist als in der Privatwirtschaft (Mohalik et al. 2019). Im Zuge der Covid-19 Pandemie und der epidemiologischen Notwendigkeit von Kontaktreduktion («social distancing») kommt jedoch der Frage nach Homeoffice auch im öffentlichen Sektor erhöhte Aufmerksamkeit zu (Edelmann et al. 2021; Garcia-Contreras et al. 2021; Siegel et al. 2020; Tavares et al. 2020).

Für die Schweiz liegen, nach Kenntnis der Autorin und Autoren, für den Zeitraum der Pandemie noch keine Studien zu Homeoffice in öffentlichen Verwaltungen in wissenschaftlichen Fachzeitschriften vor. Die eingangs erwähnte Studie von Deloitte Schweiz zeigt jedoch, dass im Befragungszeitraum April 2020 im Schweizer Gesamtdurchschnitt aller öffentlichen Institutionen und Unternehmen der öffentlichen Hand 25% der Angestellten vollständig, 31% teilweise und 44% gar nicht im Homeoffice arbeiteten. Werden nur die Antworten der Angestellten von Gemeindeverwaltungen betrachtet, zeigt sich, dass nur 15% vollständig im Homeoffice arbeiteten, 30% arbeiteten teilweise und 55% gar nicht im Homeoffice (Deloitte Schweiz 2021a). Gefragt nach den Gründen für diese relativ verhaltene Nutzung von Homeoffice nannten die befragten Angestellten des öffentlichen Sektors mehrheitlich die mangelnde technische Infrastruktur. Teils fehlten Softwarelösungen für den sicheren Zugang auf Verwaltungsdaten oder für die virtuelle Kommunikation und Zusammenarbeit. Andernorts fehlten die technischen Geräte wie beispielsweise Laptops für die Angestellten (Deloitte Schweiz 2021a).

Ein Blick auf den internationalen Stand zu Homeoffice während der Pandemie zeigt, dass in Deutschland mehr Angestellte des öffentlichen Dienstes von zuhause arbeiteten als sonst. Eine Studie untersuchte von Juni bis Oktober 2020 die Umsetzung und die Wahrnehmung von Homeoffice in der öffentlichen Verwaltung in Deutschland (Siegel et al. 2020). Die Autorinnen und Autoren der Studie kommen dabei zum Schluss, dass die Angestellten die Möglichkeit von Homeoffice zu schätzen gelernt haben, und sie sich diese Flexibilität in der Wahl des Arbeitsortes wahrscheinlich auch zukünftig wünschen (Siegel et al. 2020: 285). Jedoch habe diese Umstellung auf Homeoffice auch einmal mehr die Digitalisierungsdefizite in Deutschland vor Augen geführt. So wurde die Ausstattung für die Arbeit von zuhause aus von den befragten Personen bemängelt – insbesondere was den digitalen Informationszugang betrifft (Siegel et al. 2020: 285). Ausserdem weisen die Ergebnisse auch darauf hin, dass generell die Kommunikation, Handlungs- und Leistungsfähigkeit öffentlicher Verwaltungen von den Befragten auch nach der Umstellung auf Homeoffice als verbesserungswürdig wahrgenommen werden (Siegel et al. 2020: 285). Auch hier könnte ein Grund für diesen Befund in der mangelnden Digitalisierung liegen (Mergel 2019). Somit bleibt die Frage nach der Anpassungsfähigkeit öffentlicher Organisationen hochrelevant.

Auch in Österreich wurde die öffentliche Verwaltung während des ersten Lockdowns im Frühling 2020, sofern möglich, ins Homeoffice beordert. Im Rahmen einer Studie wurden in dieser Zeit Angestellte der öffentlichen Verwaltung danach befragt, welche Art von Veränderung sie in der organisationalen und «digitalen» Verwaltungskultur wahrnehmen (Edelmann et al. 2021). Die Ergebnisse weisen darauf hin, dass – ähnlich wie in Deutschland (vgl. Siegel et al. 2020) – die Umstellung auf Homeoffice besser funktionierte als zu Beginn angenommen. Die Angestellten waren bereit, im Homeoffice zu arbeiten und sie konnten sich in den meisten Fällen gut mit der neuen Situation arrangieren, was sich insbesondere an der hohen Produktivität festmachen lässt, die während des Lockdowns von den Befragten so wahrgenommen wurde. Mit Blick auf die Produktivität unterscheidet sich somit die Wahrnehmung der österreichischen Verwaltungsangestellten von ihren deutschen Kolleginnen und Kollegen (Edelmann et al. 2021; Siegel et al. 2020). Die erhöhte Arbeitsflexibilität, die mit Homeoffice verbunden wird, wird wiederum auch in Österreich sehr geschätzt. Diese Befunde legen den Schluss nahe, dass die Möglichkeit von Homeoffice auch in Zukunft von Angestellten der öffentlichen Verwaltungen Österreichs gewünscht wird (Edelmann et al. 2021). Die in der Studie befragten Personen haben aber auch Herausforderungen identifiziert, die es für die erfolgreiche Nutzung von Homeoffice anzugehen gilt. Diese Herausforderungen umfassen die Gewährleistung eines zuverlässigen Informationsflusses, die Förderung des Teamgeistes sowie generell die Pflege interpersoneller Beziehungen im beruflichen Umfeld. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, empfehlen die Autorinnen der Studie die Schaffung passender Rahmenbedingungen, was einerseits die Vereinfachung und digitale Transformation von bestehenden Arbeitsprozessen, aber auch der gezielte Aufbau von Kompetenzen für das Arbeiten in virtuellen Teams umfasst (Edelmann et al. 2021).

Werden diese ersten Erfahrungen mit Homeoffice während der Pandemie konsolidiert, lässt sich festhalten, dass Homeoffice in der öffentlichen Verwaltung genutzt wird, wobei für die Schweiz zu ergänzen ist, dass die Nutzung von Homeoffice auch während der Pandemie insbesondere in Gemeindeverwaltungen relativ zu anderen Branchen noch unterdurchschnittlich ist (Deloitte Schweiz 2021a). Mit Blick auf die Ergebnisse aus Deutschland und Österreich zeigt sich ausserdem, dass dort der Wunsch nach Homeoffice auch für die Zeit nach der Pandemie besteht. Geschätzt wird insbesondere die höhere Arbeitsflexibilität (Edelmann et al. 2021; Siegel et al. 2020). Für die Schweiz lässt sich hinsichtlich Wunsch nach Homeoffice noch keine Aussage machen. Was sich aus den Studien auch herauslesen lässt ist, dass sich Homeoffice auf interpersonelle Beziehungen im Arbeitsumfeld sowie auf den Teamgeist eher negativ auswirkt (Edelmann et al. 2021). Zu diesem Schluss kommt auch eine Studie, die noch vor der Pandemie durchgeführt wurde. Sie zeigt, dass die Arbeit von zuhause aus oft Gefühle der Isolation verstärkt und die Loyalität der Angestellten zu ihrer Organisation schwächen kann (de Vries et al. 2019). Auch gibt es Hinweise, dass sich Homeoffice negativ auf die Work-Life-Balance von Angestellten der öffentlichen Hand auswirkt (Palumbo, 2020). Einigkeit besteht schliesslich darin, dass eine funktionierende und moderne technische Infrastruktur eine essenzielle Rahmenbedingung für die Arbeit im Homeoffice darstellt (Deloitte Schweiz, 2021a; Edelmann et al. 2021; Garcia-Contreras et al. 2021; Siegel et al. 2020). Weiter braucht es auch die für das Arbeiten in virtuellen Teams nötigen Kompetenzen (Edelmann et al. 2021) und bestehende, teils zu komplizierte Arbeitsprozesse gilt es zu vereinfachen (Garcia-Contreras et al. 2021). De Vries et al. (2019) argumentieren ausserdem, dass Homeoffice insbesondere dann funktioniert, wenn flache Hierarchien vorherrschen und ein beziehungsorientierter Führungsstil gepflegt wird, der stark auf gegenseitiges Vertrauen setzt.

Bei all diesen Erkenntnissen zu Homeoffice während der Pandemie in öffentlichen Verwaltungen bestehen aber auch weiterhin Forschungslücken, denen sich dieser Artikel annehmen möchte. Wie bereits einführend erwähnt, existieren nach Wissen der Autorin und der Autoren aktuell noch keine Forschungsergebnisse zu Homeoffice in Schweizer Verwaltungen während der Covid-19 Pandemie in wissenschaftlichen Zeitschriften. Dieser Artikel möchte nun mit einem dezidierten Fokus auf die Schweiz bzw. auf den Kanton Zürich und dessen Gemeindeverwaltungen hier einen Beitrag leisten. Der Fokus auf Gemeindeverwaltungen ist dabei von besonderer Relevanz, weil gerade auf dieser Staatsebene gemäss der Deloitte Schweiz (2021a) Umfrage während dem Befragungszeitraum nur wenige Personen im Homeoffice arbeiteten. Um diese Diskrepanz besser zu verstehen, gilt es die Perspektive der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verstärkt in den Fokus zu rücken und zu untersuchen, wie sich einerseits der Wunsch nach Homeoffice zur tatsächlichen Nutzung von Homeoffice verhält und welche Aspekte es zu beachten gilt, damit Homeoffice genutzt wird. Nebst den bekannten Variablen wie Eignung der Tätigkeit oder digitaler Infrastruktur soll in dieser Studie auch die Eignung des heimischen Arbeitsplatzes als weiterer Aspekt untersucht werden. Mit Blick auf die Zukunft interessiert schliesslich, welche Rahmenbedingungen das Arbeiten im Homeoffice für die Angestellten attraktiver machen.

3 Methode

Zur Beantwortung der Forschungsfragen wurde eine standardisierte Online-Befragungen unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aller Gemeindeverwaltungen im Kanton Zürich durchgeführt. Die Online-Umfrage wurde zunächst an alle Gemeindeschreiberinnen und Gemeindeschreiber, Stadtschreiberinnen und Stadtschreiber und Verwaltungsdirektorinnen oder Verwaltungsdirektoren im Kanton Zürich versendet. Diese wurden gebeten, die Umfrage an ihre Angestellten weiterzuleiten. Die Grundgesamtheit besteht also aus allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von Gemeindeverwaltungen im Kanton Zürich. Insgesamt nahmen 676 Personen an der Umfrage teil. Der Erhebungszeitraum erstreckte sich über zwei Wochen im November 2020. Somit liegt dieser zeitlich nach der bundesrätlichen Homeoffice-Empfehlung und vor der Homeoffice-Pflicht.

Zu Beginn der Umfrage wurden mittels Filterfragen all diejenigen Umfrageteilnehmerinnen und Umfrageteilnehmer aussortiert, die nicht in einer Gemeinde im Kanton Zürich arbeiten (5 Personen) und deren Arbeit nicht hauptsächlich am Computer erfolgt (29 Personen). Dadurch soll sichergestellt werden, dass nur Personen an der Umfrage teilnehmen, deren Arbeit auch potenziell Homeoffice-tauglich ist. Auch wurden Rückläufe, bei denen der Fragebogen nur betrachtet, aber nicht ausgefüllt wurde ausgeschlossen (33 Personen). Die folgenden Auswertungen basieren auf 609 der 676 Rückmeldungen, welche in diese Zielgruppe fallen.

Die Daten wurden mittels einer deskriptiven Häufigkeitsanalyse analysiert. Es wird zunächst untersucht in welchem Umfang Homeoffice in den Zürcher Gemeindeverwaltungen genutzt und von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gewünscht wird sowie Unterschiede vor und während der Covid-19 Pandemie. Weiter wird nach relevanten Aspekten gefragt, die es zu beachten gilt, damit Homeoffice gewünscht und sinnvoll genutzt werden kann. Dabei wird besonders Augenmerk auf die Tauglichkeit der Arbeit und die Tauglichkeit des heimischen Arbeitsplatzes gelegt. Abschliessend wird untersucht, welche Auswirkungen Homeoffice aus Sicht der Angestellten auf ihre Arbeit sowie das Arbeitsklima hat und welche Rahmenbedingungen sich die Angestellten von Gemeindeverwaltungen künftig für Homeoffice wünschen.

4 Empirische Ergebnisse

4.1 Nutzungsmöglichkeiten von und Wunsch nach Homeoffice vor und während der Pandemie

Zur Beantwortung der ersten Forschungsfrage nach dem Wunsch nach und der Nutzung von Homeoffice zeigt die Umfrage, dass im Kanton Zürich 407 der 609 befragten Personen (67%) bei ihrer jeweiligen Arbeitgeberin (Stadt/Gemeinde) die Möglichkeit haben Homeoffice zu nutzen (Abbildung 1), wohingegen 177 Befragte (29%) dies nicht haben. Betrachtet man diese 407 Personen mit Möglichkeit zum Homeoffice genauer, so kann festgestellt werden, dass ein Grossteil davon (302 Befragte, 74%) diese Möglichkeit erst seit Ausbruch der Covid-19 Pandemie hat (Abbildung 2).

Abbildung 1 

1Nutzungsmöglichkeiten Homeoffice beim aktuellen Arbeitgeber.

Abbildung 2 

Nutzungsmöglichkeiten von Homeoffice vor der Covid-19 Pandemie.

Dies zeigt, dass rund 2/3 der befragten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter seitens Arbeitgeberin die Möglichkeit hat, im Homeoffice zu arbeiten. Auch scheinen einige der Gemeinde- und Stadtverwaltungen im Kanton in der Lage gewesen zu sein, auf die aktuellen Umstände sowie die bundesrätliche Empfehlung reagieren zu können, da sich die Nutzungsmöglichkeit von Homeoffice mehrheitlich erst mit Beginn der Pandemie erhöhte. Dieser Befund deckt sich mit den Erfahrungen aus anderen Ländern, wo die Umstellung auf Homeoffice in Reaktion auf die Covid-19 Pandemie besser funktionierte als zu Beginn angenommen (Edelmann et al. 2021; Siegel et al. 2020).

Als nächstes stellt sich die Frage, inwiefern die Bereitstellung von Homeoffice-Möglichkeiten auch von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gewünscht ist. Hier zeigt sich, dass der Wunsch nach Homeoffice generell recht gross ist. 47% der Befragten (272 Befragte) gaben an, dass sie gerne im Homeoffice arbeiten möchten, weitere 28% (165 Befragte), dass sie dies eher möchten (Abbildung 3). Um den Einfluss der Covid-19 Pandemie auf den Wunsch nach Homeoffice besser zu verstehen, wurde in einem nächsten Schritt danach gefragt, ob dieser Wunsch bereits vor der Pandemie bestand und ob er aktuell während der Pandemie besteht. Dabei zeigt sich, dass der Wunsch nach Homeoffice vor der Pandemie deutlich geringer war als er während der Covid-19 Pandemie ist (Abbildung 4). Während vor der Pandemie ein Grossteil der Befragten angab, keine oder nur geringes Interesse an Homeoffice zu haben (29% bzw. 20%; 172 bzw. 119 von 587 Befragten), änderte sich dieses Bild während der Pandemie. Nun gibt eine Mehrheit an, durchaus grosses oder eher grosses Interesse an Homeoffice zu haben (33% bzw. 24%; 196 bzw. 140 von 587 Befragten). Auch hier zeigen sich Ähnlichkeiten zu den Erkenntnissen aus anderen Ländern, wo die Befragten während der Covid-19 Pandemie angaben, die Arbeit im Homeoffice zu schätzen und dass diese Möglichkeit auch in Zukunft bestehen sollte. Die festgestellte Diskrepanz des Wunsches nach Homeoffice vor und nach der Pandemie lässt sich aber auch als Argument für die These beiziehen, dass die wahrgenommene Notwendigkeit von Homeoffice während der Pandemie, den Wunsch nach Homeoffice zwischenzeitlich verstärkte und sich folglich die Frage nach der langfristigen Gültigkeit dieses Wunsches stellt.

Abbildung 3 

Wunsch nach Homeoffice bei Befragten.

Abbildung 4 

Wunsch nach Homeoffice vor und während Covid-19 Pandemie.

Zusammenfassend zeigt sich, dass sich sowohl die Bereitstellung durch die Arbeitgeberin als auch der Wunsch nach Homeoffice durch die Angestellten im Zuge der Covid-19 Pandemie deutlich erhöht haben. Um den Stand des Homeoffices genauer zu analysieren, genügt es jedoch nicht, nur die generelle Möglichkeit zur Nutzung von Homeoffice seitens Arbeitgeberin sowie die generellen Wünsche der Angestellten zu betrachten. Vielmehr muss die tatsächliche Nutzung des Homeoffice-Angebots durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter untersucht werden (siehe Abbildung 5, hellgraue Säulen). Die Umfrage zeigt dabei, dass 50% der Befragten weniger als 10% ihrer durchschnittlichen Arbeitszeit im Homeoffice verbringen und 15% bzw. 22% der Befragten arbeiten 10% bzw. 20% der Zeit von zuhause aus. Insgesamt arbeiten also nur 13% der Befragten 30% oder mehr ihrer Arbeitszeit im Homeoffice. In den Zürcher Gemeindeverwaltungen arbeiteten also im Untersuchungszeitraum noch weniger Personen von zuhause aus verglichen zu den befragten Gemeindemitarbeiterinnen und -mitarbeiter für die Deloitte Schweiz (2021a) Studie – und dies obwohl im November 2020 im Gegensatz zum April 2020 die bundesrätliche Homeoffice-Empfehlung in Kraft war (BAG 2021).

Abbildung 5 

Homeoffice gemessen an Arbeitszeit.

Um eine genauere Analyse des Homeoffices im Kanton Zürich aus Sicht der Angestellten der Stadt- und Gemeindeverwaltungen zu erreichen, werden im nächsten Kapitel Voraussetzungen und Hindernisse für die Arbeit im Homeoffice deskriptiv beschreiben.

4.2 Voraussetzungen für die Arbeit im Homeoffice

Nach der Beschäftigung mit der Nutzungsmöglichkeit und dem Wunsch nach Homeoffice interessiert die tatsächliche Nutzung von Homeoffice sowie die entsprechenden Voraussetzungen und Hindernisse. Zunächst stellt sich die Frage, ob die Arbeit, welche die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verrichten, aus ihrer Perspektive überhaupt dafür geeignet ist, im Homeoffice erledigt zu werden (Abbildung 5, dunkelgraue Säulen). Hier zeigt sich ein sehr gemischtes Bild. Je ungefähr ein Drittel der Befragten ist der Ansicht, dass 30% oder weniger (1. Drittel), zwischen 30% und 70% (2. Drittel), sowie 70% oder mehr (3. Drittel) ihrer Arbeitszeit im Homeoffice erbracht werden könnte.

Vergleicht man dies mit den Angaben der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu wie viel Prozent sie Homeoffice nutzen, so stellt man starke Unterschiede fest (Abbildung 5, Vergleich der Säulen). Während 87% der Befragten Homeoffice zu 20% oder weniger nutzen, sind nur 25% der Ansicht, dass nur 20% oder weniger ihrer Arbeitszeit für das Homeoffice geeignet sind. Dies bedeutet, dass ungefähr 62% der Befragten ausgehend von der Homeoffice-Tauglichkeit ihrer Arbeit mehr im Homeoffice arbeiten könnten, als sie es aktuell tun.

Setzt man diese Zahlen nun in einen direkten Vergleich pro Person (Abbildung 6, Nutzung von Homeoffice minus Eignung von Homeoffice pro befragte Person), so fällt auf, dass die meisten Befragten weniger im Homeoffice arbeiten als ihrer Meinung nach möglich wäre (negative Werte), was sich mit dem obigen Befund deckt. Nur wenige arbeiten mehr von zuhause aus, als ihnen möglich und sinnvoll erscheint (positive Werte, 4 von 357 ≈ 1%), 6% der Befragten (22 Befragte) arbeiten genauso viel zuhause, wie sie für Homeoffice-tauglich halten (Wert von 0). Alle anderen Befragten sind der Meinung, dass sich ein höherer Anteil ihrer Arbeitszeit für Homeoffice eignet, als sie bisher von zuhause arbeiten. Drei Befragte haben dabei sogar angegeben, dass sich 100% ihrer Arbeit für Homeoffice eignet, sie aber trotzdem 0% ihrer Arbeit von zuhause aus erledigen (Wert von -100). Es stellt sich somit die Frage, weshalb trotz Homeoffice-Tauglichkeit der Arbeit eine solch grosse Mehrheit der Befragten Homeoffice nicht oder nur in geringerem Umfang nutzt.

Abbildung 6 

Differenz zwischen Nutzung und Eignung der Arbeit für Homeoffice.

Um zunächst die Tauglichkeit der Arbeit für Homeoffice besser zu verstehen, wurden die Befragten nach Gründen gefragt, warum sich ihre Arbeit nicht für Homeoffice eignet. Die Gründe können von institutionellen Hürden (nicht erlaubt bzw. zur Verfügung gestellt) bis hin zu Anforderung der Arbeit (z.B. Kundenkontakt) oder mangelnder Digitalisierung reichen. Die Umfrage zeigt (Abbildung 7), dass der häufigste Grund Kunden- oder Kliententermine bzw. Schalterkontakt ist (358 Nennungen), dicht gefolgt von mangelnder Digitalisierung der Arbeit (349 Nennungen). In einigen Fällen ist die Anwesenheit zwingend erforderlich (226 Nennungen) oder das Team bzw. die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind auf die Anwesenheit angewiesen (225 Nennungen). Bei einem geringen Teil der Befragten wird Homeoffice auch während der Covid-19 Pandemie nicht zur Verfügung gestellt oder ist nicht erlaubt. Als weitere Gründe wurden in der dazugehörigen offenen Frage interne Services, wie beispielsweise Ablage, Post, Unterschriften (24 Nennungen), eine mangelnde Ausrüstung des heimischen Arbeitsplatzes mit Geräten, Software oder Arbeitsmitteln (8 Nennungen), Erwägungen des Datenschutzes (wie beispielsweise der verwehrte Zugriff auf bestimmte Akten/Dateien oder das Verbot diese zuhause auszudrucken; 4 Nennungen) genannt sowie schliesslich die Aussage gemacht, dass Führungsaufgaben nur in Präsenz wahrgenommen werden können (3 Nennungen).

Abbildung 7 

Gründe für mangelnde Homeoffice-Tauglichkeit der Arbeit.

Ein weiterer Aspekt neben der Tauglichkeit der Arbeit zu Homeoffice, der bis anhin nur wenig beleuchtet wurde, dem aber gerade mit Blick auf die laufenden Diskussionen zu Kostenübernahme und Steuergutschriften praktische Relevanz zukommt (vgl. Peters 2020), ist die Tauglichkeit der heimischen Wohnräume für Homeoffice (Abbildung 8). Hier zeigt sich, dass die meisten Befragten ihr Zuhause durchaus als tauglich (304 von 586; 52%) oder eher tauglich (182 von 586; 31%) für Homeoffice einschätzen, nur 17% (100 von 586 Befragten) gaben an, dass ihr Zuhause nicht oder eher nicht tauglich sei.

Abbildung 8 

Homeoffice-Tauglichkeit des Zuhauses.

Um diese Tauglichkeit besser zu verstehen, wurde danach gefragt, welche technischen oder infrastrukturellen Angebote in den heimischen Räumlichkeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fehlen, um Homeoffice sinnvoll nutzen zu können. Es zeigt sich (Abbildung 10), dass am häufigsten ein ergonomischer Arbeitsplatz (Stuhl bei 166 Befragten, Arbeitsfläche bei 99 Befragten) sowie ein Kopiergerät (153 Befragte) oder Drucker (134 Befragte) fehlen. Bei 71 der Befragten fehlt ausserdem eine Verbindung zum Server der Arbeitgeberin. Eine ergonomische Einrichtung würde die Gesundheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter fördern (Fernandez 1995), das Fehlen dergleichen stellt mittel- oder langfristig ein Manko für die Arbeit von zuhause dar. Demgegenüber sind fehlende technische Geräte (Drucker, Kopierer) sowie die fehlende Verbindung zum Server des Arbeitgebers etwas, das verdeutlicht, wie wichtig die Digitalisierung der Stadt- und Gemeindeverwaltungen ist. Ausdrucke und Kopien könnten bei einem digitalen Ablagesystem obsolet werden, die Verbindung zum Server des Arbeitgebers hingegen eine Selbstverständlichkeit.

Eine sich hieran anschliessende Frage ist, ob eine mangelnde Unterstützung bei der Ausstattung der heimischen Räumlichkeiten durch die Arbeitgeberin ein Grund dafür ist, warum weniger Homeoffice in Anspruch genommen wird. Hier gaben die Befragten (Abbildung 9) mehrheitlich an, dass sie Homeoffice auch ohne Unterstützung durch die Arbeitgeberin nutzen oder eher nutzen würden (37% bzw. 28%; 212 bzw. 162 Befragte). Einige Befragte gaben allerdings auch an, dass die Nutzung des Homeoffice davon abhängt, dass die Arbeitgeberin Arbeitsmittel und -ausstattung zur Verfügung stellt (128 bzw. 68 Befragte). Somit zeigt sich, dass dies ein Faktor ist, mit dem öffentliche Verwaltungen das Erreichen der politischen Zielvorgabe für mehr Homeoffice unterstützen können.

Abbildung 9 

Homeoffice bei fehlender Bereitstellung der Arbeitsausstattung.

Abbildung 10 

Fehlende Ausstattung im Homeoffice.

Die Tauglichkeit der Arbeit sowie des heimischen Arbeitsplatzes sind demnach wichtige Aspekte bei der Nutzung von Homeoffice. Es hat sich allerdings gezeigt, dass die tatsächliche Nutzung des Homeoffice oft geringer ist, als die Tauglichkeit der Arbeit es zulässt.

4.3 Auswirkungen von Homeoffice

Nebst den Aspekten, die aus Sicht der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für Homeoffice wichtig sind, interessieren auch die unterschiedlichen Auswirkungen, die aus Sicht der Angestellten mit Homeoffice verbunden werden. Was aus anderen Studien klar ersichtlich wurde, ist, dass sich Homeoffice auf die interpersonellen Beziehungen am Arbeitsplatz auswirkt (de Vries et al. 2019; Siegel et al. 2020). Entsprechend wird auch hier die Zusammenarbeit im Team und mit den Vorgesetzten näher untersucht. Zu diesem Zweck wurden zunächst die Gemeindeangestellten danach gefragt, ob sie aufgrund des vermehrten Arbeitens im Homeoffice eine Veränderung des Arbeitsklimas wahrgenommen haben (Abbildung 11).

Abbildung 11 

Wahrgenommene Veränderung des Arbeitsklimas.

Ein Grossteil der Befragten gab an, dass sie keine Veränderungen wahrgenommen hätten (237 von 315; 75%). Diejenigen, welche Veränderungen wahrgenommen haben, beurteilen diese jedoch grösstenteils negativ (54 Befragte, 82%; Abbildung 12). Der persönliche Kontakt zu den Kolleginnen und Kollegen wird vermisst, die Kommunikation wird als erschwert wahrgenommen, da weniger informell kommuniziert wird und die Situation des Gegenübers aus der Distanz schlechter eingeschätzt werden kann. Dies erschwert laut den Befragten die Zusammenarbeit im Team, was zu weniger Zusammenhalt unter den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern führen kann. Darüber hinaus führt insbesondere eine Ungleichbehandlung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bezüglich Homeoffice (Anteil, Verteilung der Tage, generelle Erlaubnis) zu einer Verschlechterung des Arbeitsklimas, da Neid und Missgunst entstehen. Diese Befunde decken sich mehrheitlich mit den präsentieren Studienergebnissen in Kapitel 2.

Abbildung 12 

Veränderungen im Arbeitsklima (positiv, negativ).

Diejenigen, die eine positive Veränderung des Arbeitsklimas bemerken, führen dies auf eine höhere Wertschätzung (der selteneren) persönlichen Kontakte, effizienterer Kommunikation sowie die ruhigere und entspanntere Atmosphäre am Arbeitsplatz zurück. Dies zeigt also, dass Vorgesetzte und Arbeitgeberinnen neue Wege und Routinen zur Stärkung des Austausches und der Kontakte innerhalb des Teams finden müssen und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gleich behandeln sollten, um ein schlechteres Arbeitsklima bei der Verwendung von Homeoffice zu vermeiden. Dieser Befund wird auch durch andere Antworten zu ähnlich gelagerten Fragen gestützt (Abbildung 15). So wurde als weitere negative Auswirkung von Homeoffice der fehlende persönliche Kontakt (465 Befragte) sowie schwierigeres Arbeiten im Team (383 Befragte) erneut angegeben. Es zeigt sich also, dass Führungskräfte neue, kreative Lösungen für soziale Kontakte und effiziente und effektive Teamarbeit entwickeln müssen.

Des Weiteren wurde danach gefragt, ob sich die Möglichkeiten der Beurteilung der Leistung der unterstellten Angestellten durch die Führungskräfte geändert haben (Abbildung 13). Hier gab keiner der Befragten an, dass sich diese verbessert haben. Rund die Hälfte (52%; 126 von 240) gab an, dass die Möglichkeiten genau gleich seien, die andere Hälfte (114 von 240), dass diese schlechter seien.

Abbildung 13 

Möglichkeiten der Beurteilung der Leistung der unterstellten MitarbeiterInnen im Homeoffice.

Wie oben bereits angedeutet, hat Homeoffice aber keineswegs nur negative Auswirkungen. Als stärkste positive Auswirkung (Abbildung 14) von Homeoffice wurde der fehlende Arbeitsweg genannt (474 von 566 Befragten). Weiter gaben 372 Befragte als Vorteil von Homeoffice an, dass sie im Homeoffice ungestörter und produktiver arbeiten könnten. Demgegenüber gaben nur 93 von 561 Befragten an, dass sie Ablenkungsquellen (wie z.B. Haushalt oder Freizeit) und 65 Befragte, dass sie Störungen aus dem privaten Umfeld als Nachteile des Homeoffices sehen (Abbildung 15). Somit zeigt sich, dass aus Sicht der Verwaltungsangestellten mehrheitlich ein ungestörtes und produktives Arbeiten im Homeoffice möglich ist. Darüber hinaus gaben 316 Befragte an, dass die Vereinbarkeit von Beruf und Privatem ein wichtiger Vorteil des Homeoffices ist, wohingegen 168 die Trennung von Beruf und Privatem als Nachteil empfinden. Interessanterweise widerspricht dieser Befund früheren Studienergebnissen, die Homeoffice als eher negativ für die Work-Life-Balance sehen (Palumbo 2020).

Abbildung 14 

Positive Auswirkungen von Homeoffice.

Abbildung 15 

Negative Auswirkungen von Homeoffice.

Um insbesondere den Aspekt der Effizienz und Effektivität des Arbeitens im Homeoffice noch genauer zu beleuchten, wurde weiter nach der Ruhe für die Arbeit sowie der Konzentration bei der Arbeit gefragt. 92% der Befragten gaben an, dass sie zuhause (eher) in Ruhe arbeiten können. 74% gaben an, dass sie zuhause (eher) konzentrierter arbeiten können. Dementsprechend haben nur 8% der Befragten zu wenig Ruhe im Homeoffice, allerdings fällt es 26% schwerer sich im Homeoffice zu konzentrieren (Abbildung 16).

Abbildung 16 

Ruhe und Konzentration im Homeoffice.

Die Frage danach, wie häufig hingegen die Befragten bei der Arbeit im Büro unterbrochen werden, zeigt, dass eine störungsfreie Arbeit auch bei physischer Anwesenheit am Arbeitsplatz nicht gewährleistet ist. 20% der Befragten gaben an, dass sie selten, 33% gelegentlich und 29% häufig unterbrochen werden, wenn sie vor Ort im Büro arbeiten (Abbildung 17).

Abbildung 17 

Unterbrechungen bei Arbeit im Büro.

Ein weiterer gesundheitlicher Aspekt ist die Frage nach der individuell gefühlten Erschöpfung nach einem Arbeitstag im Büro oder im Homeoffice. Hier zeigt sich, dass rund die Hälfte der Befragten sich sowohl nach einem Bürotag als auch nach einem Homeoffice-Tag manchmal erschöpft fühlt. Allerdings ist der Anteil derjenigen, die sich selten erschöpft fühlen, beim Homeoffice deutlich höher, während der Anteil derer, die sich häufig erschöpft fühlen, beim Homeoffice deutlich geringer ist. Dies zeigt, dass sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Durchschnitt nach einem Tag Homeoffice weniger erschöpft fühlen als nach einem Arbeitstag im Büro (Abbildung 18).

Abbildung 18 

Erschöpfung bei Arbeit im Büro und Homeoffice.

Schliesslich wurden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter noch nach der Auswirkung von Homeoffice auf die Arbeitgeberattraktivität befragt. Zunächst einmal wurde danach gefragt, ob Homeoffice die öffentliche Verwaltung als Arbeitgeberin in ihren Augen attraktiver macht (Abbildung 19). Dies wurde von einem Grossteil der Befragten bejaht (ja = 46%; 254 Befragte; eher ja = 29%;158 Befragte). Ähnlich gab auch ein Grossteil der Befragten (ja = 30%; 171 Befragte; eher ja = 32%; 179 Befragte) an, dass bei einem allfälligen Wechsel der Arbeitgeberin die Homeoffice-Möglichkeit ein wichtiges Kriterium für die Wahl einer neuen Arbeitgeberin sein wird (Abbildung 20).

Abbildung 19 

Attraktivität der öffentlichen Verwaltung als Arbeitgeberin.

Abbildung 20 

Wichtigkeit von Homeoffice bei zukünftigen Arbeitgebern.

Entsprechend lässt sich festhalten, dass aus Sicht der Befragten die Nutzungsmöglichkeit von Homeoffice eine positive Auswirkung auf die Arbeitgeberattraktivität der Gemeindeverwaltung hat.

4.4 Wünschenswerte Rahmenbedingungen für Homeoffice

Nach dieser Beschreibung und Analyse der Nutzung und des Wunsches nach Homeoffice sowie der Auswirkungen von Homeoffice widmet sich dieses Kapitel nun den Wünschen und Anregungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt- und Gemeindeverwaltungen im Kanton Zürich. Damit soll es einen Beitrag zur Diskussion der zukünftigen Ausgestaltung der Homeoffice-Regelungen für die öffentliche Verwaltung während und nach der Covid-19 Pandemie leisten.

Zunächst einmal stellt sich die Frage nach der Regelung der Arbeitszeit im Homeoffice. Hier zeigt sich, dass sich ein Grossteil der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eine flexiblere Gleitzeitlösung wünscht und nur ein geringer Anteil an den fixen Arbeitszeiten, wie sie vor Ort gelten, festhalten möchte (Abbildung 21). Ausserdem wünscht sich ein Grossteil der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit 1, 2 oder 3 Tage pro Woche oder unregelmässig von zuhause aus arbeiten zu können. Ein komplettes Arbeiten von Zuhause aus wünscht sich nur ein sehr geringer Teil der Befragten (Abbildung 22).

Abbildung 21 

Ausgestaltung der Arbeitszeit im Homeoffice.

Abbildung 22 

Bevorzugte Anzahl Tage im Homeoffice.

Ein viel diskutiertes Thema im Bereich Homeoffice ist auch die Bereitstellung von Arbeitsausstattung und -material durch die Arbeitgeberin. Hier wünschen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadt- und Gemeindeverwaltungen mehrheitlich, dass Material von der Arbeitgeberin bereitgestellt wird (57%; 266 Befragte), 43% (200 Befragte) bevorzugen eine finanzielle Pauschale für die Homeoffice-Einrichtung (Abbildung 23).

Abbildung 23 

Bevorzugte Entschädigung von Homeoffice-Einrichtung durch Arbeitgeberin.

Bezüglich der Kommunikationsmittel im Homeoffice zeigt sich, dass E-Mail das am häufigsten genutzte Kommunikationsmittel darstellt (77% der Befragten) und auch gleichzeitig das gewünschte Kommunikationsmittel ist (44%). Allerdings wünschen sich die Befragten eine vermehrte Nutzung von Videokonferenzen und Chatprogrammen, wenn sie im Homeoffice arbeiten (Abbildung 24).

Abbildung 24 

Genutzte und gewünschte Kommunikationsmittel im Homeoffice.

Da aufgrund des Homeoffices weniger persönlicher Kontakt zwischen den Kolleginnen und Kollegen besteht, wurde danach gefragt, ob entsprechend ein Wunsch zu vermehrten Teamentwicklungsmassnahmen besteht. Ein Grossteil der Befragten wünscht sich vermehrt Teamentwicklungsmassnahmen (ja = 29%; 158 Befragte; eher ja = 41%; 275 Befragte; Abbildung 25) und nur ein geringer Teil der Befragten hegt diesen Wunsch nicht (9%; 50 Befragte) oder eher nicht (21%; 113 Befragte).

Abbildung 25 

Wunsch nach Teamentwicklungs-Massnahmen.

5 Fazit und Handlungsfelder

Mit Blick auf die unterdurchschnittliche Nutzung von Homeoffice in den Schweizer Gemeindeverwaltungen zu Beginn der Covid-19 Pandemie hatte sich diese Studie zum Ziel gesetzt, Homeoffice aus Sicht von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von Gemeindeverwaltungen genauer zu untersuchen. Zu diesem Zweck wurden Gemeindeangestellte von allen 162 Zürcher Gemeinden befragt. Zusammengefasst lässt sich festhalten, dass die Nutzung von Homeoffice mit Beginn der Covid-19 Pandemie in den Zürcher Gemeinden vermehrt möglich ist. Dies entspricht dem Wunsch der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nach Homeoffice, der im Zuge der Pandemie weiter gestiegen ist. Bei der Einschätzung der Homeoffice-Tauglichkeit der eigenen Tätigkeit zeigt sich ein sehr gemischtes Bild. Oft wurde von den Befragten angemerkt, dass sich die eigene Tätigkeit aufgrund der mangelnden Digitalisierung nicht von zuhause aus erledigen lässt. Dieser Befund deckt sich mit den internationalen Erfahrungen sowie mit den Ergebnissen aus der Deloitte Schweiz (2021a) Studie. Weiter seien oftmals Schaltergeschäfte mit direktem Kundenkontakt zu erledigen, was sich nicht so einfach ins Homeoffice verlagern lässt. Wird die jeweilige Einschätzung der Homeoffice-Tauglichkeit der Arbeit in Relation mit der tatsächlichen Nutzung von Homeoffice gestellt, lässt sich aber festhalten, dass die Mehrheit der Befragten nach eigener Einschätzung mehr im Homeoffice arbeiten könnten, als sie das tatsächlich tun. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Eignung des heimischen Arbeitsplatzes für Homeoffice. Aus Sicht der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gehört dazu insbesondere ein ergonomisch ausgestalteter Arbeitsplatz (Stuhl, Arbeitsfläche) sowie digitale Komponenten wie Drucker, Kopierer oder auch der Zugang zum Verwaltungsserver. Dieser Befund ist insbesondere im Kontext der laufenden Diskussionen um Kostenübernahme durch den Arbeitgeber und allfälligen Steuergutschriften für Homeoffice von hoher Relevanz. Zeigt sich doch, dass der Staat, der mit Blick auf die Notwendigkeit von Kontaktbeschränkungen zumindest während der Pandemie ein Interesse an mehr Homeoffice hat und dabei mit gutem Beispiel vorangehen sollte, mit der Unterstützung der Angestellten bei der Ausrüstung des heimischen Arbeitsplatzes einen positiven Einfluss auf die Nutzung von Homeoffice ausüben kann.

Nebst den Voraussetzung haben die Befragten auch unterschiedliche negative sowie positive Auswirkungen von Homeoffice identifiziert. Zu den negativen Auswirkungen zählen das Schwinden des Teamgeists, die Erschwerung der Kommunikation sowie generell die Schwächung interpersoneller Beziehungen. Diese Befunde decken sich mehrheitlich mit den Studienergebnissen aus anderen Ländern (vgl. Kapitel 2). Daneben führt Homeoffice gemäss der Befragten auch dazu, dass die individuelle Leistungsbeurteilung durch die Vorgesetzten schwieriger wird. Positiv wird die bessere Vereinbarkeit von Beruf und Privatem gesehen und auch das konzentrierte Arbeiten fällt den meisten im Homeoffice einfacher als im Büro. Auch führe die Arbeit im Homeoffice relativ zur Arbeit im Büro zu weniger Erschöpfungserscheinungen. Ausserdem hat die Nutzungsmöglichkeit von Homeoffice gemäss den Befragten positive Auswirkungen auf die Arbeitgeberattraktivität.

Soll Homeoffice zukünftig noch stärker und auch nach der Pandemie genutzt werden, was sich die Gemeindeangestellten mit Blick auf die Umfrageergebnisse zu wünschen scheinen, dann gilt es einige Rahmenbedingungen zu verändern. Eine klare Mehrheit der Befragten wünscht sich eine Flexibilisierung der Arbeitszeit resp. ein Wegkommen von starren und klar definierten Arbeitszeiten. Daneben wünschen sich die Befragten eine verstärkte Nutzung von digitalen Kommunikationsmitteln wie Video-Chats sowie vermehrt Teamentwicklungsmassnahmen.

Vorausgesetzt die Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger in den öffentlichen Verwaltungen möchten, dass in Zukunft mehr im Homeoffice gearbeitet wird, gilt es die folgenden Massnahmen prioritär umzusetzen:

  • Wie auch bereits in anderen Handlungsfelder der öffentlichen Verwaltung intensiv diskutiert wird, spielt die digitale Infrastruktur (E-Government) für die Zukunftstauglichkeit der Verwaltung eine entscheidende Rolle (del Rocio Moreno-Enguix et al. 2019; European Commission 2017; Mergel 2019; Twizeyimana & Andersson 2019). Dieser Befund gilt auch für die Umsetzung moderner Arbeitsformen wie Homeoffice. Unsere Ergebnisse bekräftigen, dass es sich empfiehlt, mehr in die digitale Transformation der Verwaltung zu investieren, Prozesse zu modernisieren und so zu gestalten, dass sie ortsunabhängig funktionieren und ohne viel «Sekundärinfrastruktur» wie Drucker, Kopierer etc. auskommen.
  • Mit Investitionen in die digitale Transformation der Verwaltung und einem grösseren Angebot an digitalen Dienstleistungen (eServices) lässt sich auch eine Veränderung der Verwaltung-Bürger-Interaktionen anstossen (Pleger et al. 2020), was wiederum das Arbeiten im Homeoffice begünstigen kann. Mit der Einführung von digitalen Portalen (z.B. digitales Bürgerkonto, eID) und der Verlagerung der Serviceerbringung ins Internet (Andermatt & Göldi 2018) analog den Entwicklungen in vielen Teilen des Privatsektors, wie beispielsweise im Bankwesen (Stichwort e-Banking oder Bancomat), aber auch bei öffentlichen Unternehmen, wie beispielsweise im Transportwesen (Online Ticketbuchung), lassen sich klassische Schaltertätigkeiten auf ein absolutes Minimum reduzieren, was die Notwendigkeit physischer Anwesenheit der Angestellten weiter reduziert. Die «Smartphone-Verwaltung» kommt schliesslich ohne Schalter aus.
  • Nebst den Investitionen in die betriebseigene Infrastruktur der Verwaltungen gilt es zu prüfen, inwiefern die Angestellten bei der Ausstattung des heimischen Arbeitsplatzes unterstützt werden sollten. Die Studienergebnisse legen nahe, dass die Verwaltungen die nötige Infrastruktur und die Gebrauchsmaterialen den Angestellten frei zur Verfügung stellen sollten.
  • Schliesslich sind sogenannte «Soft-Faktoren» in den Blick zu nehmen. Auch in dieser Studie wurde ersichtlich, dass beim Arbeiten im Homeoffice die interpersonellen Beziehungen im beruflichen Umfeld unter Druck geraten und das Arbeiten in Teams schwieriger wird. Um diesen negativen Entwicklungen entgegenzuwirken, lohnt es sich neue Führungsstile einzuüben (siehe dazu auch de Vries et al. 2019), die stärker auf die Förderung von Beziehungen und auf die Stärkung der Team-Kommunikation setzen.

Notes

1Auch Tele-Arbeit, Heimarbeit, oder remote-working genannt. 

Competing Interests

The authors have no competing interests to declare.

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